Que ce soit par courriel, texto, médias sociaux ou par téléphone, des règles de base sont essentielles pour bien passer ton message.

Tes talents au téléphone sont-ils au point!  Oui, oui, je dis bien, le téléphone!

Dans plusieurs cas, c’est le premier contact avec un client. Tu entends les questions, les besoins, parfois les critiques. Tu peux régler la situation dès lors. Si tu ne connais pas certaines techniques de base, tu cours la chance de perdre des ventes.

9 façons d’améliorer la communication

  1. Répète le nom de la personne au téléphone et demande d’épeler son nom.
  2. Demande la provenance de l’appel, le nom de la compagnie.
  3. Dans le cas d’un client régulier, tu pourras aussi demander la raison de son appel pour en aviser la personne concernée. Cela va lui donner le temps de se préparer mentalement.
  4. Écoute attentivement ce que la personne désire.
  5. Réponds aux questions d’une façon polie, calme et directe; n’essaie pas d’inventer des histoires; si tu ne connais pas la réponse, cherche l’information et rappelle dans les plus brefs délais. Et fais-le!
  6. Demande à la personne si elle désire laisser un message dans une boîte vocale (si la personne demandée n’est pas disponible) et mentionne qu’elle peut toujours revenir vers toi en appuyant sur le bouton “0” si nécessaire.
  7. Vérifie les boîtes vocales pour t’assurer qu’elles ne sont pas remplies ce qui empêcherait la réception de nouveaux messages.
  8. Si la personne aime mieux attendre en ligne, vérifie de temps à autre pour voir si elle veut toujours attendre ou préférerait laisser un message.
  9. Prends le temps de répéter les noms, numéros de téléphone et messages pour éviter les erreurs et le temps perdu.

Pas de doute, un système téléphonique automatisé est un outil exceptionnel pourvu qu’il soit bien géré.  Durant les heures d’ouverture de ton studio, assure-toi que c’est une « VRAIE » personne qui répond au téléphone.  Cette personne peut diriger les appels vers les boîtes vocales si c’est ce que son interlocuteur désire.  Les gens sont tellement frustrés par des systèmes de réponses automatisés. Pesez sur 1 pour…. Pesez sur 2 pour…

La photographie est un service vraiment personnalisé qu’il est essentiel de démontrer ta différence dès le premier contact. 

Ce n’est pas tout!

Écoutez BIEN!

Comment écoutes-tu?  Écoutes-tu vraiment ton interlocuteur ou si tu es trop occupé à trouver ce que tu vas lui répondre?  C’est un problème très fréquent et la cause de beaucoup de difficultés de communication.

Voici 6 idées pour mieux écouter:

  1. Arrête de parler – prends une grande respiration et écoute…
  2. Concentre-toi sur ce que la personne te dit, essaie d’éliminer les distractions.
  3. Si l’interlocuteur est devant toi, regarde-le parler, son langage corporel te dira des choses ou s’il est au téléphone, la voix et l’intonation sont aussi importantes.  Ces signes t’aideront à écouter plus efficacement.
  4. N’assume rien, ne saute pas à des conclusions qui parfois sont basées sur tes propres expériences. Elles peuvent varier beaucoup de celles de ton interlocuteur.
  5. Démontre de l’intérêt, de l’enthousiasme et de la curiosité,
  6. Ne presse pas et n’interromps pas ton interlocuteur.

Ne pense pas que ces techniques ont « vieux jeu ». Elles deviendront ton avantage concurrentiel.

Bonne écoute!

André 

 

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